Claves para minimizar la frustración y resistencia a la transformación tecnológica

Puntos clave

• El 85% de universidades en Colombia cree que mejoraría su flexibilidad y competitividad mediante el uso de sistemas de gestión académica.
• Estrategias como comités interdepartamentales minimizan la resistencia a proyectos de cambio de tecnologías usadas en el campus.
• Datos precisos sobre rendimiento y satisfacción permiten decisiones informadas, mejorando procesos y resiliencia institucional.

En las últimas décadas, hemos visto un incremento notable en la adopción de tecnologías educativas en América Latina. Colombia, en particular, ha avanzado significativamente. Según un informe de la Asociación Colombiana de Universidades, el 85% de las universidades en el país han implementado algún tipo de sistema de gestión académica. Esta adopción ha sido impulsada por la necesidad de mejorar la retención estudiantil; asegurar la calidad y continuidad académicas; procurar financiamiento y crecimiento institucional constante, entre muchas otras metas estratégicas en entornos altamente competitivos.

Adoptar sistemas de gestión académica avanzados no es tarea fácil. Estos proyectos a menudo enfrentan obstáculos significativos, como el miedo al cambio, la percepción de altos costos y la complejidad operativa. Es crucial entender que estos proyectos no son exclusivamente de tecnología, sino que deben ser vistos como iniciativas institucionales que requieren la colaboración de todas las áreas, especialmente finanzas, academia y tecnología. La clave está en integrar a todas las partes interesadas desde el principio, asegurando que cada área entienda su rol y cómo contribuye al éxito del proyecto.

Estrategias para obtener ganancias inmediatas y minimizar la frustración y resistencia

Evitar la fricción entre áreas. Reducir la fricción entre áreas es crucial para ofrecer una mejor experiencia estudiantil. Las diferencias en objetivos, prioridades y métodos pueden causar conflictos y retrasos en la implementación de proyectos tecnológicos. Por lo tanto, es esencial que todas las áreas involucradas entiendan la importancia de la colaboración y la comunicación abierta.

Una estrategia efectiva para evitar la fricción es establecer comités interdepartamentales que incluyan representantes de todas las áreas relevantes. Estos comités pueden reunirse regularmente para discutir el progreso del proyecto, resolver problemas y asegurar que todos los stakeholders estén alineados con los objetivos y el enfoque del proyecto.

Innovación dirigida. Las organizaciones están en la búsqueda de la innovación, pero esta debe ser con un entendimiento claro de a quién están dirigidas las nuevas ideas. Crear una oferta académica o servicios innovadores debe basarse en datos precisos sobre las necesidades y preferencias de los estudiantes. Por ejemplo, si se detecta que un curso de habilidades blandas como la oratoria tiene alta demanda, la institución puede integrar este tipo de cursos en su currículum de manera más amplia y efectiva. Una buena base para tomar este tipo de decisiones y llegar a este nivel de entendimiento es fomentar una cultura de datos sobre rendimiento y satisfacción estudiantil, de esa forma, intínsecamente vendrán también mejoras en la definición de procesos y aumento de la competitividad institucional.

Proyectos tecnológicos como iniciativas de negocio. No se puede lanzar una nueva oferta académica sin considerar el soporte tecnológico necesario para su implementación, gestión y trazabilidad financiera efectiva. Al centrar proyectos tecnológicos en las necesidades del negocio, la universidad puede asegurar alineamiento con sus objetivos estratégicos. Las decisiones deben estar lideradas por las necesidades del negocio, con la tecnología proporcionando las herramientas necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos. La adopción de nuevas plataformas de aprendizaje y la integración de sistemas de gestión académica, no son en sí objetivos institucionales, sino lo que podrán hacer con ellos y los resultados obtenidos.

Factores de Éxito

Para que los proyectos de transformación sean exitosos y mitiguen la complejidad y el miedo institucional, se deben considerar tres factores clave:

1. Sponsorship Ejecutivo
   El apoyo de la alta dirección es crucial para el éxito de cualquier proyecto de transformación. Un ejemplo de ello es el Tecnológico de Monterrey (México). Conocido por su enfoque en la innovación educativa, el Tecnológico de Monterrey ha implementado diversas tecnologías para mejorar la experiencia de aprendizaje de sus estudiantes. En 2013, el rector del Tec de Monterrey, Salvador Alva, nombró a David Garza como vicerrector de Educación de Pregrado y le dijo que pasara seis meses aprendiendo de otras instituciones cómo educar a los líderes universitarios para el futuro. De entonces a la fecha han desarrollado plataformas en línea como TecLabs y Tec21, que ofrecen recursos educativos digitales, cursos en línea y herramientas de colaboración. Además, han integrado la inteligencia artificial en la enseñanza y el aprendizaje para personalizar la experiencia educativa de cada estudiante.
2. Gestión del Cambio
   La gestión del cambio es esencial para preparar a la institución y a los stakeholders para las nuevas tecnologías. Esto incluye la capacitación del personal, la comunicación de los beneficios del proyecto y la gestión de las expectativas. La resistencia al cambio es una de las principales barreras para el éxito de los proyectos de transformación, por lo que es fundamental abordarla de manera proactiva. En la Pontificia Universidad Catolica del Ecuador, por ejemplo, pusieron el eje de la transformación en el fuerte trabajo del Equipo PUCEMAS (equipo funcional y técnico de PUCE diseñado, entre otras cosas, para liderar la gestión del cambio), se logró posicionar la implementación de un nuevo Sistema de Información Estudiantil y de gestión de recursos, dentro de la institución. Resaltando al usuario interno que los beneficios de este cambio se centraban en nuestros estudiantes y que la infraestructura tecnológica base nos permitiría crecer en el tiempo.
3. Necesidades del negocio y medición del éxito
   Definir y seguir indicadores clave de desempeño para evaluar el impacto del proyecto es fundamental. Esto incluye la definición de métricas claras para medir el éxito, la recopilación de datos de seguimiento y la evaluación continua del progreso del proyecto. La medición del éxito permite a las instituciones ajustar sus estrategias y asegurarse de que están en el camino correcto para alcanzar sus objetivos. Como explica Andrés Fleiz, Chief Product Officer en Lottus Education, la plataforma mexicana de educación de más rápido crecimiento en los últimos 10 años: "nos hemos propuesto un ambicioso objetivo: ser líderes en la transformación de la educación, destacando no solo por el número de estudiantes que atendemos, sino por la eficiencia operativa y la estandarización de procesos que nos define… no solo buscamos crecer en número de estudiantes, sino hacerlo de manera sostenible y eficiente".

Beneficios de la transformación tecnológica

Estos proyectos no solo ayudan a mejorar la eficiencia operativa, también proporcionan una mejor experiencia a los estudiantes y al personal académico.

• Mejora en la retención estudiantil 
  La tecnología permite identificar y gestionar factores de riesgo entre los estudiantes. Herramientas como los sistemas de analítica avanzada ayudan a las instituciones a entender mejor las necesidades y comportamientos de sus estudiantes. Un ejemplo notable es la implementación de estrategias de seguimiento personalizado para los estudiantes que están en riesgo de abandonar sus estudios. Utilizando datos académicos y comportamentales se pueden identificar patrones que indican posibles problemas, permitiendo a los consejeros intervenir de manera proactiva y la institución implementar programas de bienestar utilizando inteligencia artificial para mejorar la retención. 
• Eficiencia operacional
  Aunque los proyectos tecnológicos pueden parecer costosos inicialmente, a largo plazo generan ahorros significativos. La eficiencia puede medirse desde horas-hombre ahorradas, aumento en la capacidad de atraer y retener más estudiantes, cantidad de procesos administrativos automatizados, reducción del margen de error y mejora de la satisfacción de los estudiantes. Es fundamental que las instituciones definan claramente cómo medirán estos ahorros. La inversión en tecnología debe ser vista como una inversión en el futuro de la institución.
• Innovación académica
  Al identificar que ciertos cursos o habilidades tienen alta demanda, las universidades pueden ajustar su currículum de manera más efectiva. Desarrollar nuevos programas de estudio en respuesta a las tendencias del mercado laboral y las necesidades de los estudiantes será posible gracias a la capacidad que tenga la institución de recopilar y analizar datos confiables. Esto no solo mejora la oferta académica sino que también optimiza los servicios, atrae nuevos estudiantes y prepara mejor a los graduados para el mundo laboral.
• Experiencia del estudiante
  Un sistema de gestión de la información estudiantil mejora la comunicación y la coordinación, creando un entorno educativo más cohesionado y eficiente. Es esencial garantizar que la información sobre el recorrido académico de los estudiantes sea precisa y oportuna. Esto implica la recopilación y el análisis de datos sobre el rendimiento académico, la satisfacción de los estudiantes y la eficiencia operativa, permitiendo a las instituciones tomar decisiones informadas y basadas en evidencia.
  

Conclusión

La adopción de tecnologías en la educación superior no solo es inevitable sino también altamente beneficiosa. Sin embargo, el éxito de estos proyectos depende de una visión clara y una colaboración estrecha entre todas las áreas de la institución. La tecnología debe ser vista como un pilar estratégico que, bien gestionado, puede transformar radicalmente la eficiencia y la experiencia educativa.

Como líderes en este campo, tenemos la responsabilidad de guiar a nuestras instituciones hacia un futuro más innovador y eficiente, aprovechando al máximo el potencial que nos ofrece la tecnología. La clave está en ver la tecnología no como un fin en sí mismo, sino como un medio para alcanzar los objetivos estratégicos y mejorar la calidad de la educación que ofrecemos a nuestros estudiantes.